SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB I

MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

            Ada dua pembahasan dalam Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi yaitu : proses bisnis dan sistem informasi. Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan,serta menjual barang dan jasa.

Siklus transaksi(transaction cyles) mengelompokan kejadian yang terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada waktu tertentu. Sebagai contoh, seorang pelanggan melakuka pemesanan dan laporan penjualan dapat dicetak. Setiap siklus melibatkan beberapa kejadian.

            Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem yang  merangkum data tentang suatu organisasi,menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi dan berguna bagi manajeman. SIM dapat dipandang sebagai suatu kumpulan subsistem yang menyediakan informasi untuk fungsi-fungsi seperti produksi, pemasaran,sumber daya manusia,serta akuntansi dan keuangan.  SIA dapat diartikan juga dalam empat dimensi yaitu: lingkup SIA,pemakaian informasi yang disediakan oleh SIA,karakteristik peranti lunak akuntansi, dan peran akuntan dalamm kaitanya dngan SIA.

  Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

            SIM merupakan seperangkat subsistem. Sebagai contoh, Departemen Produksi perlu memelihara informasi tentang pemesanann, jadwal produksi dan persediaan.

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem pada SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh semua pengguna, para akuntan berada diposisi yang paling baik untuk meningkatkan nilai pelayanan mereka dengan memperluas fokus mereka dan mempertimbangkan keseluruhab proses bisnis. ERP adalah suatu sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan,termasuk subsistem-subsistem dibutir utama.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi 

Membuat  Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para insvestor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. Laporan tersebut mencakup laporan keuangan,SPT pajak, dan laporan penting untuk perusahaan. Laporan jenis tersebut untuk mengikuti suatu terstruktur yang diorgaisasikan seperti FASB (Financial Accounting Standards Boars), (SEC) Securities and Exchange Commission, IRS (Internal Revenue Service). Oleh karena itu laporan tersebut relatif tetap dan sama untuk banyak organisasi.

 Mendukung Aktifitas Rutin

Para manajer memerlukan suatu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu, contohnya menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa.

Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Permintaan informasi nonstandar memerlukan permintaan informasi (query) yang fleksibel akan data dalam suatu basis data.

 Perencanaan dan Pengendalian

Informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi tersebut mengenai anggaran dan biaya yang disimpan oleh sistem informasi san laporan dirancang untuk membedakan angka dengan jumlah aktual. Sebagai contoh analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkatkan produk secara individu. Para perencanaan dapat menggunakan data mining (penggalian data dengan menggunakan peranti lunak untuk mencari penyimpanan yang besar dari data historis)untuk menggunakan tren dan pola hubungan data.

 Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan,prosedur-prosedur,dan sistem informasi  yang bertujuan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan memelihara keakuratan sistem informasi. Sebagai contoh , satu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi(Password) untuk mencxegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan.

 Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi

Aplikasi (application) adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu. Peranti lunak pengelola kata (word processing)  dan lembar kerja elektronik (electronic spredsheet) adalah contoh aplikasi. Aplikasi dikelompokan menurut sikllus transaksi. 

Peran Akuntansi Dalam Hunbungan Dengan SIA

Arti dari Sistem Informasi Akuntansi adalah dengan pertimbangan hubungan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan. International Federation of Accountans(IFAC) menerbitkan laporan,pedoman11, “Teknologi Informasi didalam kurikulum akuntajnsi,”.

  Akuntansi Sebagai Pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan  menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi. Pedoman IFAC menekankan bahwa para pengguna perlu memahami arsitektur sistem informasi, peranti keras(hardware),peranti lunak(software) dan metode pengorganisasian data, serta mampu untuk menggunakan paket pengolah kata,lembar kerja,basis data, dan akuntansi.

  Akuntansi Sebagai Manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai suatu tujuannya. Tanggung jawab dari manajer akuntansi tidak hanya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi,tetapi juga mengelola sistem informasi secara keseluruhan. Tugas manajer akuntansi harus mengetahui bagaimana sistem informasi membantu mencapai tujuan-tujuan tersebut dan mendukung proses bisnisnya.

  Akuntansi Sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem informasi,perencanaan keuangan perorangan,akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik.

 Akuntansi Sebagai Evaluator

Auditor Internal mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif. Mereka mempunyai tanggung jawab yang luas dan dapat mengaudit efektivitas dari berbagai operasi perusahaan.

Auditor Eksternal bertujuan untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka. 

 Akuntansi Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-kllien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untukb klien-klien mereka. Peran pengguna manajer,konsultan,pendesain,evaluator,dan penyediaan jasa telah ada di profesi akuntansi dalam jangka waktu yang sangan lama.

BAB II                                                                        

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Prose bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utrama yaitu:

Siklus pemerolehan atau pembelian (acquisition purchasing cycle). Proses transaksi yang digunakan untuk membeli barang dan jasa. Kejadian-kejadian siklus pemerolehan meliputi pemesanan, penerimaan, penyimpanan, dan pembayaran barang dan jasa.

Siklus konvensi (conversion cycle). Proses tentangpengubahan sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa. Meliputi kejadian seperti perakitan,penjanaman,penggalian, dan pembersihan.

  Konsep-konsep file

Entitas (Entity). Informasi disimpan pada SIA mengenai entitas atau subjek. Contoh: pelanggan, karyawan, dan pesanan penjualan.

Kejadian (Events). Bagian dari suatu proses bisnis. Kejadian umum dalam suatu proses bisnis. Kejadian umum dalam suatu proses bisnis mencakup perjanjian dengan pelanggan/pemasok/karyawan untuk barang dan jasa, menerima dan menyediakan barang dan jasa, mengakui klaim dan membayar atau menerima kas.

Field. Unsur data yang menguraikan suatu entitas. Field dapat juga digambarkan sebgai kelompok dari karakter-karakter yang saling berkaitan. Contohnya: huruf-huruf pada nama keluarga pelanggan.

File. Satu kumpulan record-record yang saling brkaitan. Contohnya: lihat file induk dan file transaksi.

Record. Satu kumpulan field yang saling berkaitan mengenai suatu entitas. Sebagai contoh: satu record karyawan terdiri atas field-field seperti nama karyawan,nomer jaminan sosial, alamat, tingkat upah dan lain-lain.

 File induk (Master file)

Suatu file yang berissi informasi tentang entitas-entitas selain dari kejadian. Data di file induk harus merupakan salah satu data acuan atau data ringkasan.

Agen Internal (internal agent). Orang atau departemen dalam suatu unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian dalam suatu proses bisnis. Contoh: pelayanan toko, karyawan pengitiman, dan petugas pencatat pesanan.

Agen Eksternal (External agent). Orang-orang atau unit organisasi yang ada diluar perusahaan.

 Kejadian dan Aktivitas

Pencatatan (Recording). Penyiapan dokumen sumber atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

Pemeliharaan file ( file maintenance). Mencatat perubahan dalam data  acuan pada suatu record yang ada dalam file induk, termasuk pembuatan dan penghapusan rrecord induk. Contoh: menambahkan record pelanggan baru dan mengubah alamat pelanggan.

Pembaruan (update).menambahkan atau mengurangi jumlah dalam suatu file data ringkasan berdasarkan pengarug dari suatu kejadian.

File ringkasan (summary field). File yang berisi data ringkasan.

Siklus transaksi (transaction cycle). Suatu proses yang menggolongkan kejadian yang terkait secara bersama-sama yang pada umumnya terjadi pd suatu urutan tertentu. 

BAB III

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

Buku teks mengorganisasi diagram aktivitas menjadi dua jenis:

Overview diagram. Menyajikan suatupandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, uruta kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian.

Detailed diagram. Sama dengan peta dari sebuah peta. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overvieew diagram.

Cabang (branch). Sebuah titik dalam diagram aktivitas dimana pemerosesan terpecah menjadi dua jalur atau lebih. Jalur yang diambil bergantung pada suatu kondisi tertentu. Sebagai contoh : jika barang-barang siap dikirim barang tersebut dapat dikirimkan, baik menggunakan jasa kantor pos ataupun kurir , tergatung keingginan pelanggan.

Catatan (note). Simbol dalam diagram yang digunakan untuk merujuk ke informasi yang lebih terperinci yang tersedia dalam diagram atau dokumen lain.

Swimlane. Kolom ddalam satu diagram aktivitas yang digunakan untuk memisahkan kejadianatau aktivitas menurut orang atau departemen yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu.

Tringger(pemicu). Satu kejadian yang menyebabkan aktivitas atau kejaadian sselanjutnya. Percakapan telepopn dari seseorang pelanggan dapat memicu kejadian “menerima pesanan”. Penyelesaian operasi pengambilan dapat memicu kejadian pengiriman.

Unified modeling language (UML). Suatu bahasa pemodelan menyebutkan,   memvisualisasikan, membuat, dan mendokumentasikan sistem informasi. UML di kembangkan sebagai suatu alat untuk analisis berorientasi objek dan desain tetapi ddapat juga digunakan untuk mrmahami dan dokumentasikan berbagai sistem informasi.

Diagram aktivitas UM. (UML activity diagram). Suatu diagram yang menunjukan urutan aktivitas dalam suatu proses.

Tabel arus kerja (Workflow table). Tabel dengan dua kolom yang mengidenntifikasi para pelaku dan tindakan yang dilakukannya dalam suatu proses.

BAB IV

MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

Pengendalian internal (inteernal control) adalah suatu proses yang dirancang untuk memeberikan kepastian yang beralasan bahwa perusahaan akan mencapai sasarannya. Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai berikut:

Tanggung jawab manajer atas pengendallian internal telah dibuat secara teratur .

Pengguna harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

Akuntan juga memiliki peran oenting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

Dalam perannya sebagai evaluator , auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.

Laporan COSO mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal. Sebagai berikut :

Lingkungan pengendalian mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengadilan. Faktor-faktor ini meliputi integrasi, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajeman.

Penentuan resiko adalah identifikasi dananalisis resiko yang menggangu pencapaian saasaran pengendalian internal.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktivitas oengendalian meliputi hal-hal berikut:

·         Pengendalian kinerja, merupakan aktivitas yang mencakup analisis kinerja, misalnya melalui perbandingan hasil aktual dengan anggaran, proyeksi standar, dan data periode lalu.

·         Pemisahan tugas, mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otoritasi transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, dan pemeliharaan aset kepada karyawan yang berbeda-beda.

·         Pengendalian aplikasi, diteerapkan pada masing-masing aplikasi SIA misalnya,entri pesanan dan utang usaha.

·         Pengendalian umum, pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi. Sebagai contoh, pengendalian yang membatasi akses ke komputer, peranti lunak, dan data peerusahaan. Pengendalian umum juga mencakup pengendalian atas proses pengembangan dan pemeliharaan peranti lunak aplikasi.

Informasi dan komunikasi. Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomatis dan manual) dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memperoses,dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu.

Pengawasan. Manajemen harus mengawasi pengenadalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan. Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku , pengamanan aset (tujuan ini dimasukan dalam laporan, meskipun tidak ditempat dimana ketiga lainya dicantumkan).

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko (update risk) adalah risio bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Misalnya, pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, dan sebenarnya persediaan masih ada.

Risiko pencatatan yang umum untuk siklus pendapatan dan pemerolehan adalah sebagai berikut:

·         Kejadian yang tidak pernah terjadi dicatat.

·         Kejadian tidak dicatat, terlambat dicatat atau dicatat dua kali tanpa sengaja.

·         Dicatatnya jenis barang atau jasa yang salah.

·         Dicatatnya kuantitas atau harga yang salah.

·         Salah mencatat data lainya, seperti tanggal, akun-akun buku besar, atau perincian lainya.

Risiko pelaksanaan (execution risk). Risiko bahwa transaksi tidak akan dilakukan dengan tepat.

Pengedalian umum (general controls). Oengendalian yang membatasi akses ke komputer,peranti lunak, dan data perusahaan. Mencakup pembuatan cadangan dan pemulihan data, atau mempengaruhi pengembangan dan pemeliharaan peranti lunak.

Risiko sistem informasi (information systems risk). Risiko pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat dalam sistem informasi.

Pengendalian input (Input controls). Digunakan untuk mengendalikan input data kedalam sistem. Contonya meliputi pemeriksaan data input terhadap file induk dan pemeriksaan format data.

Pengendalian internal (internal control). Proses yang dirancanguntuk memberikan yang beralasan bahwa perusahaan akan mencapai sasarannya.

Penelaahan kinerja (performance reviews). Aktivitas yang mencakup penelaahan kinerja, yang meliputi perbandingan hasil aktual dengan anggaran, proyeksi, standar, dan data masa lalu.

Risiko pencatatan (recording risks). Risiko bahwa informasi kejadian tidak tertangkap secara akurat dalam sistem informasi organisasi.

Penilaian risiko (risk assessment). Identifikasi dan analisis risiko  yang menggangu pencapaian sasaran pengendalian internal.

Pemisahan tugas (segregation of duties). Teknis pengendalian dimana tanggung jawabatas otoritas transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, dan pengamanan aset diberikan ke orang-orang yang berbeda.

Risiko pembaruan (update risks). Risiko bahwa field ringkasan dalam record induk tidak diperbarui dengan baik.

Pengendalian arus kerja (workflow controls)> pengendalian yang membantu mengatur suatu proses berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Contohnya meliputi pemisahan tugas urutuan kejadian yang diharuskan, dokumen bernomer urut, rekonsiliasi dengan aset dan sebagainya.