SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BAB 5,6,7

BAB V

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Pada bab 5 ini menjelaskan tentang diagram UML (UML diagram kelas) diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel SIA, hubungan antartabel, dan atribut tabel. Lalu bagaimana mendesain file data. Fokus pada buku ini adalah pada perencanaan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (relational data base) data disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan ditabel, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut secara bergantian. Kolom dalam tabel disebut sebagai.

Basis data relasional adalah teknologi penting untuk sistem akuntasi. Basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif.basis data diatur oleh sistem manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan , memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

Mendokumentasikan File Transaksi

Signifikan adalah hubungan antar faktur dengan kejadian sesaat yang mendahuluinya (pengiriman). Berikut ini kemungkinan bahwa beberapa barang pesanan tidak dikirim karena ketidakcukupan persedian, misalnya:

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi:

·         Pedoman 1: tentukan kejadian-kejadian didalam proses

·         Pedoman 2: keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer.

·     Pedoman 3: keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data   yang telah dicatat didalam SIA.

·         Pedoman 4: keluarkan kejadian pemeliharaan.

Kejadian dan Table Induk 

Biasanya, sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk . daftar ini akan diperluas dengan menambahkan table induk kas dan buku besar.

·     Barang/jas. Table induk digunakan untuk mendeskripsikan barang/jasa yang menyatakan “katalog” barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

·   Agen. Table induk dengan data agen mendeskripsikan agen-agen eksternal seperti pelanggan atau pemasok (misalnya, nama,alamat, dan nomer telepon) atau agen-agen internal seperti karyawan (misalnya,nomer jaminan social, nama, alamat,dan tingkat gaji).

·       Kas. File induk untuk kas mendeskripsikan dimana kas disiman. Misalnya file induk dapat memiliki  sebuah record untuk setiap rekening bank.

·      File induk buku besar. Kita akan memerlukan file induk buku besar jika sistem buku besar otomatis dan terintegrasi dengan aplikasi  sistem pendapatan atau pemerolehan yang kita kembangkan atau dokumentasikan.
     
     Manfaat table induk. Salah satu alas an pembuatan table induk adalah untuk menghemat waktu entri data dan ruangan penyimpanan. 
      
             Kunci Utama 
           
           Kunci utama (primary key) adalah atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record ditabel.
            Tabel Pelanggan. bertindak sebagai kunci utama untuk table tersebut.

Table pesanan.  Pesanan# adalah kunci utama untuk table pesanan. Pelangganan# bukan kunci utama ditabel pesanan karena field tersebut tidak secara unik mengidentifikasi satu record di table.

Kunci Asing

Kunci Utama (foreign key) adalah field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa table lainnya.

Signifikansi Konsep Untuk Aplikasi Data

Pada bagian ini memberikan konsep penting dalam basis data:

1.   Mengimplementasikan dokumen dan laporan
2.  Mengimplementasikan formulir input
3.  Mengontrol data SIA: integritas referensial

Hubungan Antar Tabel

Kardinalitas hubungan adalah penting dalam mendesain basis data. Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas(kejadian,sumber daya, atau pelaku) duhubungkan dengan jenis entitas lainya.

Hubungan satu dengan satu. Hubungan satu dengan satu antar entitas tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak, tetapi justru terjadi di SIA.

Hubungan satu dengan banyak. Hubungan satu dengan banyak sangat umum didalam sistem akuntansi.

Hubungan banyak dnegan banyak. HuBungan satu yang lain seimbang , satu order bias dengan banyak produk.

Kardinalitas (cardinality). Peryataan hubungan antar field umum (atribut) di dua table. Hubungan tersebut bias satu dengan satu, satu dengan banyak, atau banyak dengan banyak.

Atribut (attributes). Unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna. Kolom dalam basis data relasional yang ekuuivalen dengan field di dalam file.

Basis Data. Pengumpulan data yang saling berkaitan yang komprehensif.

Sistem Manajeman Basis Data. Seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan memperoleh Informasi dari basis data.

Integritas refensial. Aturan yang memeliharan hhubungan tertentu antartabel ketika memasukan atau menghapus record. Jika aturan  tersebut dilaksanakan, pengguna dicegah dari menambahkan record pada table terkait ketika tidak ada record terkait di table utama, dan pengguna dicegah dari menghapus record dari table utama ketika terdapat record terkait yang sesuai di table terkait.

Diagram kelas UML. Diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan kedalam table di SIA , hubungan antartabel , dan atribut table.

BAB VI

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Sistem manajemen basis data (database management system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Untuk mengaskes informasi dari basis data anda aharus memahami konsep query . Query adalah permintaan informasi dari basis data.

Query adalah permintaan informasi dari basis data, elemen penting basis  dana relasional.

Organisasi Laporan

dengan membaca kerangka desain laporan seseorang dapat mentukan hal-hal berikut:

·                  Data dikelompokan menurut Produk

·                  Header kelompok memiliki data acuan dari table persediaan.

·             Bagian perincian kelompok mendaftar transaksi; informasi berasal dari table perincian_penjualan     dan table penjualan.

·                 Footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan_jumlah_barang_di_gudang_sekarang.

·      Jumlah_barang_di_gudang_sekarang memerlukan data dari kedua table dan dihitung sebagai   jumlah_barang_di_gudang_awal.

Sistem manajeman bisnis data/DBMS. Kumpulan program yang memungkinkan anda untuk memasukan, mengatur,dan memilih informasi Dario basis data.

Laporan ringkasan kejadian. Laporan yang meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya meliputi penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringka menurut pelanggan.

FROM. Perintah SQL yang digunakan untuk mengidentifikasi table yang menyediakan sumber informasi yang diinginkan. Sebagai contoh: FROM table pelanggan.

Footer Kelompok. Bagian dari laporan yang mengikuti perincian kelompok. Footer kelompok sering digunakan untuk menyajika  informasi ringkasan mengenai kelompok , seperti subtotal daan perhitungan.

Group header. Bagian dari laporan yang mendahului bagian perincian kelompok dan biasanya digunakan untuk menampilkan nama kelompok atau informasi lainya atau yang biasa untyuk kelompok transaksi yang tampak dibagian perincian kelompok.

Laporan perincian berkelompok. Laporan status perincian berkelompok atau pelaporan perincian kejadian berkelompok.

Laporan kejadian kejadian berkelompok. Laporan yang memiliki kejadian bagian perincian kelompok dan yang menampilkan daftar kejadian selama suatu periode, biasanya disusun menurut barang jasa, atau agen.

Kotak label. Kota segi empat didalam tat letak desain yang menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data didalam table.

Daftar acuan. Daftar yang hanya melaporkan data acuan yang diambil dari table induk.

Laporan. Penyajian data yang terpola dan tersusun. Perincian laporan. Bagian laporan yang menyajikan informasi mengenai berbagai entitas (kejadian,agen,baranng,dan jasa).

Footer halaman. Informasi yang tampak dibawah setiap halaman laporan.

Header halaman. Informasi yang tampak diatas setiap halaman laporan.

Select. Perintah SQL yang digunakan untuk menentukan atribut apa saja yang harus diperoleh kemnali dari suatu table.

Daftar kejadian sederhana. Laporan yang menyediakan daftar kejadian sederhana selama satu periode waktu yang disusunmenurut tanggal kejadian atau nomer transaksi tanpa pengelompokan subtotal. Daftar sederhana. Suatu daftar kejadian atau daftar acuan sederhana

Laporan ringkasan. Laporan yang meringkas data kejadian untuk sekelopmpok record terkait selama periode tertentu. Laporan ringkasan status. Laporan yang mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen. Kontak teks. Kotak didalam tata letak desain yang menampilkan data yang diambil dari suatu table. Laporan satu entitas. Laporan yang memberikan perincian  mengenai satu entitas.

FROM. Perintah SQL yang digunakan untuk mengidentifikasi table yang menyediakan sumber informasi yang diinginkan. Sebagai contoh: FROM table pelanggan.

Where. Perintah SQL yang memberikan kondisi untuk perolehan kembali data. Perintah SQL yang digunakan untuk mengidentifikasi table yang menyediakan sumber informasi yang diinginkan.

Daftar Acuan dan Laporan Status

Daftar acuan (reference list) : hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.

Laporan status (status report) : menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

BAB VII

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Pada bab ini menyajikan berbagai pengendalian yang dapat dibuat dalam formulir untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi. Formulir yang didesain dengan baik dapat meningkatkan akurasi dan pengendalian entri data. Pada bagianinteraksi dengan formulir: mengendalikan input SIA berfokus pada pengendalian input data.

Hubungan antara formulir input dan table

·          Satu formulir untuk mencatat data di satu table

·          Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih

·          Dua formulir atau lebih untuk mencatat data di satu tabel

Jenis-Jenis Formulir Input

·         Formulir entri satu record (single record entry form)

·         Formulir entri bentuk tabel

·         Formulir entri multitabel

Cara-cara entri data

Data dapat dimasukan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini.

1.      Agen internal mengetik data.

2.      Agen internal memilih data untuk dimasukan dengan menggunakan table pencarian, table radio, ata kotak cek.

3.      Agen internal memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.      Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulirdisitus web perusahaan.

Pengendalian arus kerja:

1.      Pemisahan tugas.

2.      Penggunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendallikan aktivitas.

3.      Urtan kejadian yang diharuskan.

4.      Menindaklanjuti kejadian.

5.      Dkumen bernomer urut.

6.      Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses.

7.      Pembatasan akses ke asset dan informasi.

8.      Rekonsilasi catatan dengan bukti fisik asset.

Pengendalian umum:

Pengendalian umum disusun menjadi empat kategori berkut ini:

1.      Perencanaan sistem informasi (SI)

2.      Pengorganisasian fungsi teknologi informasi(TI)

3.      Identifikasi dan pengembangan solusi SI

4.      Penerapan dan penoperasian sistem akuntansi.

Kotak cek. Adalah antar muka grafis atau kotak pada formulir yang menunjukan apakah opsi tertentu telah dipilih. Symbol perintah. Tombol perintah terkadang mengacu pada tombol tekan, menyebabkan terjadinya suatu tindakan ketika dipilih oleh pengguna.

Use case. Urutan langkah-langkah yang meliputi interaksi atara pelaku dengan sistem untuk tujuan tertetu, pelaku dapat berupa orang,computer, atau bahkan sistem lain. Use case diagram. Daftar use case yang terjadi disuatu aplikasi dan yang menunjukan pelaku bertanggung jawab atas setiap use case.

Aturan validasi. Aturan yang membatasi data yang dapat dimasukan pada nilai-nilai tertentu. Apabila aturan dilanggar, computer harus memberikan pernyataan yang membantu pengguna memahami informasi apa yng diperbolehkan di field tersebut dan apa yang tidak boleh.

MENDESAIN FORMULIR

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan, formulir entri data satu record: tabel arsip manajer untuk Fairhaven convenience store, formulir satu record: formulir setoran, formulir entri data bentuk tabel: arsip persediaan untuk Fairhaven convenience store, dan formulir entri multitabel

                                                      DAFTAR PUSTAKA

Sumber : Buku SISTEM INFORMASI AKUNTANSI , oleh Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones